Vous avez livré comme promis à l’un de vos clients. Vous avez facturé des services rendus. Et tu as attendu and et attendu and et tu n’as toujours pas été payé. Devriez-vous facturer des frais de retard?
Si vous le faites, cela nuira-t-il irrévocablement à votre relation avec le client et devriez-vous vous en soucier? Facturer des frais de retard peut sembler une petite décision, mais c’est une décision qui peut être angoissante. Comprendre ce qui se cache derrière le retard de paiement peut vous aider à déterminer s’il faut contacter le client, et établir de nouvelles stratégies de facturation peut vous aider à éviter la mauvaise situation en premier lieu.
Pourquoi les clients paient en retard
Vous ne pouvez pas vraiment prédire si les frais de retard obligeront un client à cracher l’argent qu’il vous doit si vous ne savez pas pourquoi le client paie en retard. Si votre client a contracté des services mais n’est pas en mesure de payer, les circonstances peuvent régir votre réponse. Peut-être que le client a connu une période difficile temporaire, et tout ce dont il a besoin est un plan de paiement raisonnable. Si ce même client continue à payer en retard, cependant, vous voudrez peut-être expliquer poliment que vous ne travaillez pas gratuitement et que vous continuez.
Les autres clients paient en retard parce qu’ils le peuvent. Si vous êtes une petite entreprise, les grands clients peuvent se rendre compte qu’ils détiennent toutes les cartes et retiennent le salaire juste pour le diable. D’autres peuvent simplement considérer votre facture comme une priorité faible. Dans les deux cas, vous devrez peut-être rappeler à vos clients que vous n’êtes pas dans le domaine de l’octroi de crédit. Soyez prêt à laisser ces clients partir également. Enfin, certains clients refusent de payer parce qu’ils sont en colère. Dans ce cas, la tentation peut être d’intensifier le conflit, mais en fait, vous devriez faire le contraire.
Découvrez pourquoi le client est en colère et faites tout votre possible pour résoudre le problème. Vous pouvez même choisir de donner au client une remise en espèces — ce qui pourrait en valoir la peine si vous conservez les affaires et la bonne volonté du client.
Quand Pouvez-Vous Facturer Des Frais D’Intérêt?
Bien qu’il soit tentant de facturer des frais de retard sur une facture restée impayée, soyez prudent. Vous ne pouvez facturer des frais de retard ou des intérêts que si le contrat initial pour les produits et services le permet. Assurez-vous lors de la rédaction de votre contrat que vous spécifiez le montant des frais de retard pouvant être facturés (généralement un pourcentage du solde impayé accumulé mensuellement) et mentionnez également le délai régissant les frais de retard.
Même si vous êtes légalement autorisé à facturer les frais de retard, vous pourriez être payé plus rapidement si vous offrez au client des incitations au paiement (comme une remise si le paiement est reçu dans un court laps de temps), plutôt que de menacer la pénalité des frais de retard.
Alternatives à la facturation de frais de retard
La facturation de frais de retard n’est pas la seule façon de traiter les comptes en souffrance. En organisant votre processus de collecte et en assignant un employé en tant que personne ponctuelle pour contacter les clients en retard, vous pourrez peut-être prendre des dispositions de paiement. Créez un script pour aider vos représentants de la collecte à être cohérents et assurez-vous qu’ils documentent pleinement chaque contact avec le client. Des technologies telles que l’application Late Fee Manager peuvent également vous aider en envoyant des rappels automatiquement.
Une autre étape positive pour éviter les frais de retard consiste à établir des procédures de facturation à l’avance qui tiennent compte de la possibilité de retard de paiement. Envisagez d’offrir des incitations pour un paiement anticipé et proposez des plans de paiement à l’avance. Vous pouvez exiger 50% de vos frais avant de commencer un nouveau projet, facturant le reste lors de la livraison. Soyez clair dès le début sur vos procédures de facturation afin que votre client sache exactement ce qui est attendu.
L’évaluation des frais de retard n’est pas toujours le meilleur choix possible lorsque vous essayez d’être payé sur une facture en souffrance. Établissez des protocoles et des procédures de paiement à l’avance et essayez d’autres voies pour être payé.
Comment s’assurer que les clients paient à temps
Comment gérez-vous les clients qui paient lentement, les comptes en souffrance et les chèques rejetés? La mise en place de politiques et de procédures standard peut aider à encourager les clients à payer plus rapidement pour maintenir les flux de trésorerie de votre entreprise en mouvement. Il s’agit de rester au courant de vos factures, de suivre les clients et de mettre en place des politiques conviviales pour vous assurer d’obtenir votre argent sans vous aliéner vos clients.
Automatisez votre facturation
L’automatisation de vos factures et l’envoi de factures en ligne peuvent réduire les risques de retard de paiement. Vous pouvez envoyer des factures rapidement pour encourager les clients à payer immédiatement. Lorsque vous facturez un client juste après la livraison du produit ou du service, il est frais dans l’esprit de votre client, ce qui peut accélérer le paiement.
QuickBooks Online vous permet d’émettre des factures en déplacement et de configurer des alertes e-mail automatisées pour rappeler aux clients que leur compte est en retard. Le système stocke également vos factures au même endroit, ce qui vous permet d’avoir une image claire de celles qui n’ont pas été payées. Le logiciel s’intègre à votre compte bancaire, et étant basé sur le cloud, les données sont accessibles depuis n’importe quel appareil, n’importe où.
Rationaliser les options de paiement
Certains clients laissent les paiements aller au-delà de la date d’échéance parce que les options de paiement ne sont pas pratiques. Développer les méthodes de paiement que vous acceptez peut aider à remédier à certains comptes en souffrance pour votre entreprise. Regardez les options de paiement que vous offrez à vos clients maintenant. Proposez-vous plusieurs options différentes ou une seule? Envisagez de l’ouvrir à d’autres méthodes de paiement si les options sont limitées. Cela comprend l’argent comptant, les chèques, les cartes de crédit, les télévirements, les virements télégraphiques ou les versements de paiements par l’intermédiaire de systèmes tiers.
La flexibilité dans la façon dont vous recevez les informations de paiement de vos clients peut également vous aider. Certains clients trouvent plus facile de fournir des informations de carte de crédit par téléphone ou de livrer physiquement un chèque à un endroit autre que votre vitrine principale, par exemple. Lorsque vous envoyez des factures par voie électronique via QuickBooks, vous pouvez proposer des options de paiement en ligne qui ajoutent de la commodité à certains clients.
Suivi des factures impayées
Une fois que vous avez les bases de vos comptes débiteurs en place, il est temps de surveiller la situation. Si vous avez beaucoup de clients, vous courez le risque d’être confronté à des paiements en retard et à des comptes non recouvrés. Certaines entreprises ignorent ces défaillances ou ne les priorisent pas, tandis que d’autres s’y concentrent régulièrement. Vous ne pouvez pas recouvrer les factures impayées si vous ne savez pas que vous les avez. C’est là que le suivi entre en jeu. Prendre l’habitude de suivre les factures et de suivre les factures en retard permet de garder l’argent dans votre compte d’entreprise et d’augmenter vos bénéfices nets. Même si vous ne pouvez pas collecter 100% de vos comptes en souffrance, faire quelque chose vaut mieux que ne rien faire.
Le suivi des factures impayées prend moins de temps lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité tel que QuickBooks. Vous pouvez générer des rapports et configurer des notifications dans le système pour vous informer lorsque les factures sont en retard ou lorsqu’elles sont payées. Choisir un intervalle défini, par exemple hebdomadaire, mensuel ou trimestriel, pour vérifier les comptes en souffrance vous aide à rester au courant de la situation. Ensuite, vous pouvez décider comment contacter les clients ayant des comptes en souffrance pour leur rappeler doucement que leurs paiements sont dus.
Envoyer des rappels par courriel
Le paiement rapide de vos clients protège les flux de trésorerie de votre entreprise, mais si vos clients perdent leurs factures ou sont distraits par d’autres questions, ils peuvent oublier de payer. Pour réduire les retards de paiement et resserrer les délais de paiement, envoyez des rappels par e-mail, qui offrent une approche plus douce et moins directe des recouvrements.
Ces rappels sortent instantanément, contrairement aux rappels postés qui ajoutent des frais de port et prennent du temps pour la livraison. De plus, c’est un moyen non invasif d’attirer l’attention de vos clients sans passer un appel téléphonique inconfortable. Vous pouvez envoyer des rappels polis aux clients au cas où ils auraient simplement oublié de payer.
Parfois, tout ce dont un client a besoin est ce léger coup de pouce pour effectuer le paiement. Pensez à inclure une copie de la facture en retard avec l’e-mail pour aider à rappeler au client la facture et lui donner les informations dont il a besoin pour la payer.
Les services de facturation en ligne vous permettent souvent de configurer des rappels automatiques par e-mail si la facture n’est pas payée dans un certain délai. Cette option signifie que vous n’avez pas à passer beaucoup de temps à traquer les paiements en retard et à envoyer les rappels par e-mail manuellement. Votre logiciel gère le travail pour vous, donnant aux clients les rappels dont ils ont besoin pour effectuer leurs paiements.
Une formulation soignée dans vos rappels par e-mail peut les rendre plus efficaces. Par exemple, vous voudrez peut-être que le premier message serve de rappel doux pour payer la facture, de sorte que votre langue doit être amicale et décontractée. Vous pourriez dire: « Bonjour! Nous voulions juste vous contacter pour vous faire savoir que votre solde impayé est un peu en retard. Nous comprenons que la vie est occupée et que vous avez probablement oublié la facture. Merci d’avoir effectué votre paiement dès que possible! »
Si le client ignore votre rappel initial par e-mail, il est peut-être temps de l’intensifier et d’utiliser un langage plus fort mais toujours poli et professionnel. Vous devez toujours garder la correspondance professionnelle car elle reflète votre entreprise. Mais il est peut-être temps d’informer le client que vous attendez votre paiement immédiatement et que vous prévoyez de prendre des mesures si le compte n’est pas réglé.
Informez le client de ce que vous prévoyez de faire ensuite. Par exemple, vous pourriez dire : » Si nous ne recevons pas de paiement avant le 15 octobre, nous enverrons votre compte en souffrance aux recouvrements. »Cela peut suffire à encourager le client à payer afin qu’il ne soit pas confronté à une activité de collecte supplémentaire.
Savoir planifier et gérer les retards de paiement vous aide à maintenir les finances de votre entreprise sur la bonne voie. QuickBooks Online vous aide à créer et à envoyer des factures en ligne qui vous aident à être payé 2 fois plus rapidement. Essayez-le gratuitement aujourd’hui.