ați livrat așa cum ați promis unuia dintre clienții dvs. Ați facturat pentru serviciile prestate. Și ai așteptat… și ai așteptat … și tot nu ai fost plătit. Ar trebui să percepeți o taxă de întârziere?
dacă o faceți, vă va afecta irevocabil relația cu clientul și ar trebui să vă pese dacă o face? Perceperea taxelor de întârziere poate părea o decizie mică, dar este una care poate fi agonizantă. Înțelegerea a ceea ce se află în spatele plății întârziate vă poate ajuta să determinați dacă doriți să plătiți clientul pentru aceasta și stabilirea de noi strategii pentru facturare vă poate ajuta să evitați situația urâtă în primul rând.
de ce clienții plătesc cu întârziere
nu puteți prezice cu adevărat dacă taxele de întârziere vor forța un client să tuse banii pe care vi-i datorează dacă nu știți de ce clientul plătește cu întârziere. Dacă clientul dvs. a contractat pentru servicii, dar nu este în măsură să plătească, circumstanțele pot guverna răspunsul dvs. Poate că clientul a lovit un patch temporar dur și tot ce este necesar este un plan de plată rezonabil. Dacă același client continuă să plătească cu întârziere, totuși, poate doriți să explicați politicos că nu lucrați gratuit și continuați.
alți clienți plătesc cu întârziere pentru că pot. Dacă sunteți o afacere mică, clienții mari pot realiza că dețin toate cărțile și reține plata doar pentru naiba de ea. Alții pot considera pur și simplu factura dvs. o prioritate scăzută. În ambele cazuri, poate fi necesar să reamintiți clienților dvs. că nu sunteți în afaceri de extindere a creditului. Fiți pregătiți să lăsați și acești clienți să plece. În cele din urmă, unii clienți refuză să plătească pentru că sunt supărați. În acest caz, tentația poate fi escaladarea conflictului, dar, de fapt, ar trebui să faceți contrariul.
afla de ce clientul este supărat, și du-te din calea ta pentru a rezolva problema. Puteți alege chiar să oferiți clientului o reducere în numerar-ceea ce ar putea merita dacă păstrați afacerea și bunăvoința clientului.
Când Puteți Percepe Taxe De Dobândă?
în timp ce este tentant să palmă taxele de întârziere pe o factură care a fost ședinței neplătite, fii atent. Puteți percepe taxe de întârziere sau dobânzi numai dacă contractul inițial pentru produse și servicii permite acest lucru. Asigurați-vă că, atunci când întocmiți contractul, specificați suma taxelor de întârziere care pot fi percepute (de obicei un procent din soldul restant acumulat lunar) și menționați și intervalul de timp care reglementează taxele de întârziere.
chiar dacă vi se permite legal să percepeți taxele de întârziere, puteți găsi că sunteți plătit mai repede dacă oferiți clientului stimulente pentru plată (cum ar fi o reducere dacă plata este primită într-un interval de timp scurt), mai degrabă decât să amenințați penalizarea taxelor de întârziere.
alternative la perceperea taxelor de întârziere
perceperea taxelor de întârziere nu este singura modalitate de a trata conturile delincvente. Prin organizarea procesului de colectare și atribuirea unui angajat ca persoană punctuală pentru a ajunge la clienții întârziați, este posibil să puteți face aranjamente de plată. Creați un script pentru a ajuta reprezentanții colecției să fie consecvenți și asigurați-vă că documentează pe deplin fiecare contact cu clientul. Tehnologia, cum ar fi aplicația Late Fee Manager, vă poate ajuta, de asemenea, trimițând automat mementouri.
un alt pas pozitiv pentru evitarea întârzierilor este stabilirea din timp a procedurilor de facturare care să ia în considerare posibilitatea întârzierii plăților. Luați în considerare oferirea de stimulente pentru plata anticipată și oferiți planuri de plată în avans. Este posibil să solicitați 50% din taxa dvs. înainte de a începe un proiect nou, facturând restul atunci când livrați. Fiți clar de la început cu privire la procedurile dvs. de facturare, astfel încât clientul dvs. să știe exact ce se așteaptă.
evaluarea taxelor de întârziere nu este întotdeauna cea mai bună alegere posibilă atunci când încercați să fiți plătit pe o factură delincventă. Stabiliți protocoale și proceduri de plată din timp și încercați alte rute pentru a fi plătite.
cum să vă asigurați că clienții plătesc la timp
cum gestionați acei clienți care plătesc lent, conturi delincvente și cecuri returnate? Configurarea politicilor și procedurilor standard poate ajuta la încurajarea clienților să plătească mai repede pentru a menține fluxul de numerar al afacerii dvs. în mișcare. Se reduce la a rămâne la curent cu facturile, a urmări clienții și a avea politici prietenoase pentru clienți pentru a vă asigura că primiți banii fără a vă înstrăina clienții.
Automatizați facturarea
automatizarea facturilor și trimiterea facturilor online vă poate ajuta să reduceți șansele de întârziere a plăților. Puteți trimite rapid facturi pentru a încuraja clienții să plătească imediat. Când facturați un client imediat după livrarea produsului sau serviciului, acesta este proaspăt în mintea clientului dvs. și acest lucru poate accelera plata.
QuickBooks Online vă permite să emiteți facturi din mers și să configurați alerte automate prin e-mail pentru a reaminti clienților când contul lor este întârziat. Sistemul stochează, de asemenea, facturile într-un singur loc, astfel încât să puteți avea o imagine clară a celor care nu au fost plătite. Software-ul se integrează cu contul dvs. bancar, și fiind bazate pe cloud face datele accesibile de pe orice dispozitiv oriunde.
eficientizați opțiunile de plată
unii clienți permit plățile să depășească data scadenței, deoarece opțiunile de plată nu sunt convenabile. Extinderea metodelor de plată pe care le acceptați poate ajuta la remedierea unora dintre conturile delincvente pentru afacerea dvs. Uitați-vă la opțiunile de plată pe care le oferiți clienților dvs. acum. Oferiți mai multe opțiuni diferite sau doar una? Luați în considerare deschiderea acestuia la alte metode de plată dacă opțiunile sunt limitate. Acestea includ numerar, cecuri, carduri de credit, transferuri electronice de fonduri, transferuri bancare sau remitențe de plată prin sisteme terțe.
flexibilitatea în modul în care primiți informațiile de plată ale clienților dvs. vă poate ajuta, de asemenea. Unii clienți consideră că este mai ușor să furnizeze informații despre cardul de credit prin telefon sau să livreze fizic un cec într-o altă locație decât magazinul principal, de exemplu. Când trimiteți facturi electronic prin QuickBooks, puteți oferi opțiuni de plată online care adaugă confort pentru unii clienți.
urmărirea facturilor neplătite
odată ce aveți bazele conturilor dvs. de încasat, este timpul să monitorizați situația. Dacă aveți o mulțime de clienți, riscați să vă confruntați în cele din urmă cu plăți întârziate și conturi necolectate. Unele companii ignoră aceste delincvențe sau nu le acordă prioritate, iar altele se concentrează asupra lor în mod regulat. Nu puteți colecta facturile neplătite dacă nu știți că le aveți. Aici intră în joc urmărirea. Noțiuni de bază în obiceiul de urmărire facturi și urmărirea pe cele târzii păstrează numerar care curge în contul dvs. de afaceri și în cele din urmă crește profiturile nete. Chiar dacă nu puteți colecta 100% din conturile restante, a face ceva este mai bine decât a nu face nimic.
urmărirea facturilor neplătite devine mai puțin consumatoare de timp atunci când utilizați software de contabilitate, cum ar fi QuickBooks. Puteți genera rapoarte și puteți configura notificări în sistem pentru a vă informa când facturile sunt restante sau când sunt plătite. Alegerea unui interval stabilit, cum ar fi săptămânal, lunar sau trimestrial, pentru verificarea conturilor delincvente vă ajută să rămâneți la curent cu situația. Apoi, puteți decide cum să contactați clienții cu conturi restante pentru a le reaminti ușor că plățile lor sunt datorate.
trimite memento-uri prin e-mail
plata promptă de la clienții dvs. protejează fluxul de numerar al afacerii dvs., dar dacă clienții dvs. își pierd facturile sau se distrag de alte probleme, pot uita să plătească. Pentru a reduce plățile întârziate și a strânge termenul de plată, trimiteți mementouri prin e-mail, care oferă o abordare mai ușoară și mai puțin directă a colecțiilor.
aceste memento-uri ies instantaneu, spre deosebire de memento-urile trimise prin poștă care adaugă costuri poștale și necesită timp pentru livrare. În plus, este o modalitate non-invazivă de a atrage atenția clientului dvs. fără a efectua un apel telefonic incomod. Puteți trimite memento-uri politicoase clienților în cazul în care pur și simplu au uitat să plătească.
uneori, tot ce are nevoie un client este acel ghiont blând pentru a face plata. Luați în considerare includerea unei copii a facturii restante cu e-mailul pentru a reaminti clientului factura și a le oferi informațiile de care au nevoie pentru a o plăti.
serviciile de facturare Online vă permit adesea să configurați mementouri automate de e-mail dacă factura nu este plătită într-o anumită perioadă de timp. Această opțiune înseamnă că nu trebuie să petreceți mult timp urmărind plățile întârziate și trimițând manual mementourile de e-mail. Software-ul se ocupă de munca pentru tine, oferind clienților memento-uri de care au nevoie pentru a obține în mișcare pe plățile lor.
formularea atentă din mementourile dvs. de e-mail le poate face mai eficiente. De exemplu, este posibil să doriți ca primul mesaj să servească drept un memento blând pentru a plăti factura, astfel încât limba dvs. să fie prietenoasă și casual. Ați putea spune: „Bună ziua! Am vrut doar să ajungă pentru a vă anunța soldul restant este un pic mai târziu. Înțelegem că viața devine ocupată și probabil că ați uitat de factură. Vă mulțumim pentru efectuarea plății cât mai curând posibil!”
dacă clientul ignoră memento-ul dvs. inițial de e-mail, poate fi timpul să-l intensificați și să folosiți un limbaj mai puternic, dar totuși politicos și profesional. Ar trebui să păstrați în continuare corespondența profesională, deoarece se reflectă asupra afacerii dvs. Dar poate fi timpul să anunțați clientul că așteptați plata imediat și intenționați să luați măsuri în cazul în care contul nu se decontează.
anunțați clientul ce intenționați să faceți în continuare. De exemplu, ați putea spune: „dacă nu primim plata până pe 15 octombrie, vom trimite contul dvs. trecut la colecții.”Acest lucru poate fi suficient pentru a încuraja clientul să plătească, astfel încât să nu se confrunte cu nicio activitate suplimentară de colectare.
știind cum să planificați și să gestionați plățile întârziate vă ajută să vă mențineți finanțele afacerii pe drumul cel bun. QuickBooks Online vă ajută să creați și să trimiteți facturi online care vă ajută să fiți plătit de 2 ori mai repede. Încercați-l gratuit astăzi.