u hebt geleverd zoals beloofd aan een van uw klanten. Je hebt gefactureerd voor geleverde diensten. En je hebt gewacht … en gewacht … en nog steeds ben je niet betaald. Moet u een late vergoeding in rekening brengen?
als u dat doet, zal het uw relatie met de cliënt onherroepelijk schaden, en moet het u wat uitmaken? Het opladen van late vergoedingen lijkt misschien een kleine beslissing, maar het is een die kan worden kwellend. Begrijpen wat er achter de late betaling kan u helpen bepalen of de klant ding voor het, en de vaststelling van nieuwe strategieën voor facturering kan u helpen voorkomen dat de vervelende situatie in de eerste plaats.
waarom klanten te laat betalen
u kunt niet echt voorspellen of late vergoedingen een klant zullen dwingen om het geld dat ze u verschuldigd zijn op te hoesten als u niet weet waarom de klant te laat betaalt. Als uw klant contracteerde voor diensten, maar niet in staat is om te betalen, kunnen de omstandigheden uw reactie bepalen. Misschien heeft de klant een tijdelijke moeilijke patch geraakt, en alles wat nodig is is een redelijk betalingsplan. Als diezelfde klant blijft te laat betalen, hoewel, wilt u misschien beleefd uit te leggen dat je niet werkt voor gratis en verder gaan.
andere klanten betalen te laat omdat zij dat kunnen. Als je een klein bedrijf, grote klanten kunnen realiseren dat ze houden alle kaarten en achterhouden betalen gewoon voor de heck van het. Anderen kunnen uw factuur gewoon als een lage prioriteit beschouwen. In beide gevallen moet u uw klanten eraan herinneren dat u niet in de business van het verlengen van krediet bent. Wees bereid om deze klanten ook te laten gaan. Tenslotte weigeren sommige klanten te betalen omdat ze boos zijn. In dit geval kan de verleiding zijn om het conflict te escaleren, maar in feite moet je het tegenovergestelde doen.
ontdek waarom de klant boos is, en doe alles om het probleem op te lossen. U kunt er zelfs voor kiezen om de klant een contante korting te geven — wat de moeite waard zou kunnen zijn als u de zaken van de klant en goede wil behoudt.
Wanneer Kunt U Rente In Rekening Brengen?
hoewel het verleidelijk is om late vergoedingen op een factuur te zetten die onbetaald is, wees voorzichtig. U kunt alleen laattijdige kosten of rente in rekening brengen als het oorspronkelijke contract voor producten en diensten dit toestaat. Zorg ervoor dat wanneer u het opstellen van uw contract dat u het bedrag van de late vergoedingen die in rekening kunnen worden gebracht opgeven (meestal een percentage van het uitstaande saldo lopende maandelijks), en vermeld het tijdsbestek voor late vergoedingen ook.
zelfs als het wettelijk is toegestaan om de late kosten in rekening te brengen, kunt u merken dat u sneller betaald wordt als u de klant aanmoedigt om te betalen (zoals een korting als de betaling binnen een korte termijn wordt ontvangen), in plaats van te dreigen met de boete voor late kosten.
alternatieven voor het in rekening brengen van Late vergoedingen
het in rekening brengen van late vergoedingen is niet de enige manier om met achterstallige rekeningen om te gaan. Door het organiseren van uw incassoproces en het toewijzen van een werknemer als een punt persoon om uit te reiken naar late klanten, kunt u in staat zijn om de betaling regelingen te maken. Maak een script om uw collectie vertegenwoordigers te helpen consistent te zijn, en zorg ervoor dat ze documenteren elk contact met de klant volledig. Tech zoals de Late fee Manager app kan u ook helpen door het verzenden van herinneringen automatisch.
een andere positieve stap om achterstallige vergoedingen te voorkomen, is het vooraf vaststellen van factureringsprocedures waarbij rekening wordt gehouden met de mogelijkheid van achterstallige betalingen. Overweeg het aanbieden van prikkels voor vroege betaling, en bieden betaling plannen vooraf. U kunt 50% van uw vergoeding vragen voordat u aan een nieuw project begint, en de rest factureren wanneer u levert. Wees vanaf het begin duidelijk over uw facturatieprocedures, zodat uw klant precies weet wat er verwacht wordt.
het beoordelen van te late vergoedingen is niet altijd de beste keuze wanneer u probeert betaald te worden op een achterstallige factuur. Stel betalingsprotocollen en-procedures van tevoren vast en probeer andere routes om betaald te worden.
Hoe zorg je ervoor dat klanten op tijd betalen
hoe ga je om met die traag betalende klanten, achterstallige rekeningen en ongedekte cheques? Het opzetten van standaard beleid en procedures kan helpen klanten aan te moedigen om sneller te betalen om uw bedrijf cash flow in beweging te houden. Het komt neer op een verblijf op de top van uw facturen, follow-up met klanten en het hebben van klantvriendelijke beleid op zijn plaats om ervoor te zorgen dat u uw geld zonder vervreemding van uw klanten.
uw facturatie automatiseren
het automatiseren van uw facturen en het versturen van online facturen kan helpen om de kans op betalingsachterstanden te verkleinen. U kunt facturen snel versturen om klanten aan te moedigen om meteen te betalen. Wanneer u een klant factureert direct nadat het product of de dienst wordt geleverd, is het vers in de geest van uw klant, en dat kan de betaling versnellen.
met QuickBooks Online kunt u onderweg facturen uitgeven en geautomatiseerde e-mailwaarschuwingen instellen om klanten eraan te herinneren wanneer hun account te laat is. Het systeem slaat ook uw facturen op één plaats op, zodat u een duidelijk beeld hebt van degenen die niet zijn betaald. De software integreert met uw bankrekening, en wordt cloud-based maakt de gegevens toegankelijk vanaf elk apparaat overal.
stroomlijn betalingsopties
sommige cliënten laten betalingen verder gaan dan de vervaldatum omdat de betalingsopties niet handig zijn. Het uitbreiden van de betaalmethoden die u accepteert kan helpen bij het verhelpen van een aantal van de delinquente accounts voor uw bedrijf. Kijk naar de betaalmogelijkheden die u uw klanten nu geeft. Biedt u verschillende opties of slechts één? Overweeg om het open te stellen voor andere betaalmethoden als de opties beperkt zijn. Dit omvat contant geld, cheques, creditcards, elektronische geldovermakingen, overschrijvingen of betaling via systemen van derden.
flexibiliteit in de manier waarop u de betalingsinformatie van uw klanten ontvangt kan ook helpen. Sommige klanten vinden het makkelijker om credit card informatie via de telefoon of fysiek leveren van een cheque aan een andere locatie dan uw belangrijkste storefront, bijvoorbeeld. Wanneer u facturen elektronisch verzenden via QuickBooks, kunt u online betalingsopties die gemak voor sommige klanten toe te voegen bieden.
het bijhouden van onbetaalde facturen
zodra u de grondslagen van uw debiteuren op zijn plaats hebt, is het tijd om de situatie in de gaten te houden. Als u veel klanten, loopt u het risico van uiteindelijk geconfronteerd met late betalingen en niet-geïnde accounts. Sommige bedrijven negeren deze delinquencies of geven ze geen prioriteit, en anderen richten zich op hen op een regelmatige basis. Je kunt niet incasseren op onbetaalde facturen als je niet weet dat je ze hebt. Dat is waar volgen in het spel komt. Krijgen in de gewoonte van het bijhouden van facturen en follow-up op late degenen houdt het geld stroomt in uw zakelijke account en uiteindelijk verhoogt uw netto winst. Zelfs als u niet 100% van uw achterstallige accounts kunt verzamelen, is iets doen beter dan niets doen.
het bijhouden van onbetaalde facturen wordt minder tijdrovend wanneer u boekhoudsoftware zoals QuickBooks gebruikt. U kunt rapporten genereren en meldingen instellen in het systeem om u te laten weten wanneer facturen te laat zijn of wanneer ze worden betaald. Het kiezen van een ingesteld interval, zoals wekelijks, maandelijks of driemaandelijks, voor het controleren van delinquente accounts helpt u op de hoogte te blijven van de situatie. Dan, u kunt beslissen hoe u contact opneemt met klanten met achterstallige accounts om hen er voorzichtig aan te herinneren dat hun betalingen verschuldigd zijn.
stuur e-mailherinneringen
snelle betaling door uw klanten beschermt de cashflow van uw bedrijf, maar als uw klanten hun facturen verliezen of afgeleid raken door andere zaken, kunnen ze vergeten te betalen. Om betalingsachterstanden te verminderen en de betalingstermijn te verkorten, stuurt u e-mailherinneringen, die een zachtere, minder directe benadering van incasso ‘ s bieden.
deze herinneringen gaan direct uit, in tegenstelling tot gemailde herinneringen die verzendkosten toevoegen en tijd voor levering nemen. Plus, het is een niet-invasieve manier om de aandacht van uw klant te krijgen zonder het maken van een ongemakkelijk telefoontje. U kunt beleefde herinneringen sturen naar klanten in het geval ze gewoon vergeten te betalen.
soms is het enige wat een cliënt nodig heeft dat zachte duwtje om de betaling te doen. Overweeg om een kopie van de achterstallige factuur bij de e-mail te voegen om de klant te helpen herinneren aan de factuur en hen de informatie te geven die ze nodig hebben om deze te betalen.
met Online factureringsdiensten kunt u vaak automatische e-mailherinneringen instellen als de factuur niet binnen een bepaalde tijd is betaald. Deze optie betekent dat u niet veel tijd hoeft te besteden aan het opsporen van late betalingen en het handmatig verzenden van de e-mailherinneringen. Uw software behandelt het werk voor u, waardoor klanten de herinneringen die ze nodig hebben om in beweging te komen op hun betalingen.
zorgvuldige formulering in uw e-mailherinneringen kan ze effectiever maken. U wilt bijvoorbeeld dat het eerste bericht dient als een zachte herinnering om de factuur te betalen, dus uw taal moet vriendelijk en casual zijn. Je zou kunnen zeggen: “Hallo! We wilden u alleen laten weten dat uw uitstaande saldo een beetje laat is. We begrijpen dat het leven druk wordt en je bent waarschijnlijk de rekening vergeten. Bedankt voor het maken van uw betaling zo snel mogelijk!”
als de klant uw eerste e-mailherinnering negeert, is het misschien tijd om deze op te voeren en sterkere, maar toch beleefde en professionele taal te gebruiken. U moet nog steeds de correspondentie professioneel te houden, omdat het reflecteert op uw bedrijf. Maar het kan tijd zijn om de klant te laten weten dat u uw betaling onmiddellijk verwacht en u van plan bent om actie te ondernemen als de rekening niet wordt afgewikkeld.
laat de klant weten wat u van plan bent te gaan doen. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “als we de betaling niet ontvangen voor 15 oktober, sturen we je achterstallige rekening naar incasso’ s.”Dat kan genoeg zijn om de klant aan te moedigen om te betalen, zodat ze geen extra incassoactiviteit te zien krijgen.
Als u weet hoe u betalingsachterstanden moet plannen en afhandelen, houdt u uw bedrijfsfinanciën op schema. QuickBooks Online helpt u bij het maken en verzenden van facturen online die u helpen 2x sneller betaald. Probeer het gratis vandaag.