Les 12 meilleurs conseils de VegFund pour le Vegfest
L’organisation d’événements est une compétence, et plus vous organisez d’événements, mieux vous réussirez à le faire. Les Vegfests ont de nombreux éléments et détails à prendre en compte. Une attitude positive, une bonne organisation et une équipe fiable à vos côtés contribueront au succès de votre vegfest. Ces conseils d’organisation du vegfest ont été consolidés à partir des recherches des groupes de discussion de VegFund et des commentaires de certains de nos anciens bénéficiaires.
Si vous êtes prêt à organiser votre prochain (ou votre premier !) vegfest, rendez-vous sur notre page de subventions aux Festivals & Foires pour savoir comment VegFund peut vous aider à financer votre événement.
Aussi, visitez les communautés VegFund — un nouveau forum de discussion pour ceux d’entre vous impliqués dans l’organisation du vegfest. Inscrivez-vous et participez à la conversation!
1. Trouvez un lieu approprié. Trouver un employé du lieu qui sera utile pour la location du site et les détails des permis est inestimable. Assurez-vous d’être clair sur les règles et règlements du lieu dès le départ pour éviter les obstacles lors du processus de planification de l’événement.
2. Assurez-vous d’avoir une équipe fiable avec une bonne dynamique de travail. Le nombre de membres de l’équipe requis dépendra de l’ampleur de votre événement — trop de personnes se gêneront mutuellement, et si c’est trop peu de personnes, elles seront surchargées de travail. Les événements vegfest de moyenne à grande échelle (par exemple, 2500 à 4000 participants) utilisent généralement environ 2 à 4 organisateurs principaux plus 3 à 5 bénévoles clés et 30 à 40 bénévoles le jour de l’événement.
3. Le comité (organisateurs principaux) se compose généralement d’un minimum de trois bénévoles principaux: un pour gérer les sponsors et les fournisseurs, un pour gérer la logistique et un pour superviser la promotion. D’autres bénévoles clés peuvent s’occuper de domaines tels que l’aire de restauration, les divertissements, les campagnes et les besoins des groupes de sauvetage d’animaux.
4. Les compétences les plus recherchées qui sont un atout pour les organisateurs du vegfest sont les suivantes:
- Compétences en conception web
- Compétences en conception graphique
- Compétences en photographie
- Compétences en montage vidéo
- Compétences de bureau / bureaucratique ou « paperasse »
- Spécialisation en planification formelle d’événements
- Collecte de fonds et recrutement de sponsors
- Spécialisation porte-parole des médias ou relations publiques
- Compétences de sensibilisation communautaire et de réseautage
5. Pour qu’un vegfest soit financièrement autonome, vous avez besoin de sponsors et / ou de fournisseurs pour soutenir l’événement. Une fois qu’ils auront compris la valeur du travail, ils seront prêts à payer des frais raisonnables qui fourniront un budget décent pour l’ensemble de l’événement. Trouver un lieu bon marché est agréable, mais il vaut parfois la peine de payer un supplément pour organiser l’événement dans un lieu populaire et bien situé en ville.
6. Les frais pour les sponsors et les fournisseurs doivent être soigneusement déterminés en comparant les frais facturés par d’autres événements locaux et d’autres vegfests nationaux, ainsi qu’en sollicitant les commentaires des principaux sponsors et / ou fournisseurs.
7. La plupart des vendeurs que vous recruterez sont des vendeurs de nourriture. Les restaurants végétaliens ou végétariens locaux sont préférés. Si des restaurants supplémentaires sont nécessaires, des restaurants végétariens sont une option. Ou, considérez les traiteurs. Tous les aliments servis et annoncés lors de l’événement doivent être végétaliens. Il est important d’être clair sur les règles et règlements du lieu dès le départ. Certains sites ont des règles et des règlements stricts concernant le service de nourriture et peuvent vous obliger à faire appel à leurs traiteurs internes.
Les autres fournisseurs à considérer sont les professionnels de la santé (médecins alternatifs, chiropraticiens et acupuncteurs), les produits vivants holistiques, les sociétés d’énergie solaire, les groupes religieux, les groupes de défense des droits des animaux, les groupes de sauvetage des animaux et les artistes. Vous pouvez avoir des vendeurs qui postulent et qui peuvent sembler appropriés ou non pour un festival végétalien. Ce sont des appels au jugement, mais vous voudrez peut-être les accepter tant qu’ils respectent les termes et conditions de l’événement.
8. Mettre en place un bon système de communication avec vos fournisseurs et fournisseurs potentiels via un service de messagerie électronique (par ex., Constant Contact) ou tout autre service de messagerie.
9. Créez votre base de données de contacts. Cherchez des moyens de collecter autant d’adresses e-mail que possible afin d’informer la communauté de l’événement et d’encourager les fournisseurs à s’inscrire.
10. La promotion de l’événement est la clé du succès de tout événement et doit consister en un mélange diversifié et équilibré de médias et de stratégies, tels que:
- Public:
– Panneaux d’affichage - Imprimer:
– Annonces dans les quotidiens locaux - Médias sociaux et en ligne:Facebook Facebook Instead to Facebook Ads (Facebook Ads) – Asking followers or friends to re–post the event (Facebook Ads) – Facebook invites (Facebook Ads) – Twitter (principalement pour atteindre les fournisseurs, les organisations à but non lucratif, etc., plutôt que les participants)
– instagram_8486> – Newsletter
– Liste de diffusion interne
– Listes de diffusion externes (envoyer un e–mail pré-écrit à un autre groupe pour copier et coller dans leur newsletter)
– Blogs populaires (avec un local ou Instagram)
– Liste de diffusion interne
– Listes de diffusion externes (envoyer un e-mail pré-écrit à un autre groupe pour le copier et le coller dans leur newsletter)
– Blogs populaires (avec un local ou de la nourriture focus) - Médias de diffusion:
– Publicités radio
– Apparitions à la télévision, segments de nouvelles locales - Autres:
– Mentions ou promotions de célébrités
11. Il est important de réduire les coûts. Certains des organisateurs du vegfest les plus performants contrôlent leurs dépenses grâce à des services donnés, tels que la recherche de musiciens qui joueront gratuitement et ne couvrant que les frais de déplacement limités des conférenciers. Certains organisateurs travaillent à établir des liens avec les membres de la communauté qui leur permettront d’emprunter du matériel et de l’équipement. Une demande de don lors d’un événement musical fonctionne également bien et aide à supporter les frais de déplacement des musiciens.
12. Les Vegfests organisés à l’extérieur offrent un moyen précieux de célébrer votre communauté locale dans une atmosphère visible et vibrante qui est une publicité en soi!
Pour plus de conseils, consultez Action compatissante pour les animaux Comment planifier une fête des légumes.